A 2020-as év igazán úttörőnek számított a konferenciák, rendezvények és meetingek – valamint sok esetben a teljes munkavégzés – online térbe való importálása terén. Bár most, 2022-ben ismét több lehetőségünk van személyes rendezvények szervezésére, az online tér olyannyira bejáratottá vált, hogy nem feltétlenül akarunk teljesen lemondani róla. Ennek egyik oka, hogy sok szempontból sokkal kényelmesebb megoldás az online tér mint konferenciahelyszín.
Az online konferenciák előnyei
A virtuális konferencia lebonyolításának egyik legnagyszerűbb előnye, hogy bármilyen eszközről, bármilyen böngészőről és a világ bármely részéről megoldható a csatlakozás. Egy ilyen jellegű virtuális esemény megrendezésével szélesebb közönséget szólíthatunk meg anélkül, hogy túl nagy összegeket kellene utazásra és/vagy szállásra költeni, ami természetesen megkönnyíti a kompromisszumot és növeli a látogatottságot.
A mai világban, ahol a társadalmi és környezeti felelősség minden más felett áll, elengedhetetlen, hogy a vállalatok olyan megoldásokkal álljanak elő, amelyek nem károsítják az ökoszisztémát. A virtuális konferenciák megszüntetik a papírpazarlást okozó brosúrák vagy egyéb rendezvénnyel kapcsolatos anyagok használatát – ezek helyett online megoldásokkal teszik elérhetővé ezeket az információkat. Más szempontok – mint például az utazások megszüntetése – tovább csökkenthetik az eseményhez kapcsolódó szénlábnyomot, ami újabb okot ad arra, hogy a konferenciát online szervezzük meg.
Miben más a szervezésük?
Egy konferencia vagy bármilyen rendezvény szervezőjének lenni általában az egyik legstresszesebb pozíció. A helyszín foglalása, a rendelkezésre álló személyzet beosztása, az ételek és italok rendelése, valamint a pontos biztonsági intézkedések biztosítása hatalmas összegeket és még több energiát emészt fel. Az online konferencia megszabadítja a házigazdát az említett gondoktól, mivel költséghatékony online alternatívát kínál, a hét minden napján, 24 órában elérhető ügyfélszolgálattal.
A rendezvényszervezők idejüket, erőfeszítéseiket és szenvedélyüket fektették abba, hogy a legjobbat hozzák ki az általunk megálmodott ötletekből, és biztosítsák, hogy rendezvényünk sikeres legyen. A virtuális események sem kivételek, hiszen bármilyen egyszerűnek is tűnik, de a konferencia otthonaként szolgáló platformok mögött meghúzódó technológia nagyobb és bonyolultabb, mint bárki gondolná. A különféle programok és platformok térnyerésével a professzionális rendezvényszervezők mindent beleadtak, hogy felzárkózzanak a digitális újításokból is – így ilyen téren is segítséget nyújthatnak.
Egy online konferencia szervezéséhez azonban alaposan fel kell készülni a sikerre a megfelelő eszközökkel. A lista tetején a megfelelő konferenciakezelő platform található. Először is gondoljuk végig, hogy milyen funkciókra van szükség a konferencia formátumától, az előadók és résztvevők számától, az esemény időtartamától és egyéb aspektusoktól függően. Ezután már válogathatunk a rengeteg eszköz és azok végtelen szolgáltatásai között. Az internetkapcsolat minőségét is figyelembe kell venni, ezért fontos időben meggyőződni arról, hogy a résztvevők nem szakadozott, lefagyott kameraképet és hangot tapasztalnak majd!
A szervezők a felszabaduló erőforrásokat felhasználhatják további interaktív panelbeszélgetések, előadói ülések, virtuális különszobák és egyéb elemek ütemezésére az esemény során. A virtuális esemény megtervezésekor egy tapasztalt rendezvényszervező csapat számára a legnagyobb látszólagos kihívás – a technikai szempont – sem jelent többé problémát.
Delegáljunk a sikerért!
Egy virtuális rendezvény szervezése legalább annyira megterhelő lehet, mint egy személyes eseményről való gondoskodás. Az előadók bejelentkezésétől és a produkciós tanácsadástól elkezdve a platformon belüli navigációval kapcsolatos kérdések megválaszolásáig rengeteg feladatban kell helyt állnunk.
Egy professzionális online konferenciákkal is foglalkozó rendezvényszervező cég megszabadíthat minket attól, hogy aggódjunk lebonyolítás részletei miatt. Így a résztvevőkkel való interakcióra és az előadásra összpontosíthatunk, míg a profi csapat a háttérben biztosítja a szükséges feltételeket egy nagyszerű konferencia megvalósításához.
